OPTIMALISASI EMAIL YAHOO UNTUK SEKOLAH/MADRASAH

Saat mengikuti Diklat OPTIMALISASI TI, terpikir kembali untuk mengoptimalkan kembali fungsi email yahoo. mengapa?

Pada email yahoo ini, terdapat fitur-fitur yang sangat mendukung manajemen informasi sekolahan maupun guru sebagai penunjang profesinya. Berikut fitur yang bisa dioptimalkan:

1. Kirim/balas email

Seyogianya email sekolahan (lembaga pendidikan) cukup 1 alamat saja, tidak perlu berubah-ubah dan dikelola oleh admin yang ditunjuk dan amanah. Email yang diberikan oleh Yahoo! secara cuma-cuma, harus dioptimalkan penggunaannya.

Selain dapat digunakan untuk kirim/balas email, email Yahoo! memberikan fasilitas 'tanda tangan', jadi begitu mengirim surat (membalas) otomatis ada tanda tangannya, misalnya:

MAN 2 MODEL MEDAN

| Jl. Pancing No. 7A Medan | www.man2modelmedan.sch.id | manduamodelmedan@yahoo.co.id |

Menu tanda tangan dapat dilihat dan diedit pada Pengaturan,

Pilih menu menulis email, kemudian edit tanda tangan seperti gambar.

Berikut contoh tanda tangan www.Vandha.tk

2. Attachment/Lampiran

Untuk lampiran (attachment) dapat dikelola sehingga surat-surat masuk dan keluar yang ada disekolah di scan dan dikirim via email (attachment) dan dikelompokkan dalam folder. Dengan kata lain, lembaga/sekolah menyimpan seluruh surat masuk dan keluarnya di dalam email. Kelebihan yang diberikan oleh Yahoo! adalah bahwa besar kapasaitas emailnya adalah TAK HINGGA. Luar biasa !!!

Dengan mengetikkan Judul Surat pada bagian Subjek (Judul), maka surat-surat dapat pula dicari kembali saat diperlukan, kapanpun.

3. Folder email yg bisa diklasifikasikan

Dengan mengklasifikasikan folder, maka berkas-berkas seluruhnya dapat dengan mudah ditata. Semua berkas termasuk keperluan pegawai (guru dan staf / PTK) di scan dan disimpan dalam email sekolah.

Selain itu dapat pula dikirim salinannya ke email masing-masing guru yang bersangkutan. Seluruh berkas juga dapat disimpan dalam DVD sebagai backup sekolah.

4. Filter email masuk

Kesemua ini dapat dijadikan sebagai kemudahan dalam mengelola arsip perkantoran. Pada bagian pengaturan, terdapat menu filter yang berguna untuk menyaring surat-surat yang masuk. Cara ini digunakan agar email yang masuk terklasifikasikan langsung ke dalam folder yang sudah disediakan sebelumnya.

Misalnya jika email dari Dinas datang (pengirimnya dari dinas), maka otomatis emailnya masuk ke folder Dinas. Begitu juga jika email datang dari sekolah/madrasah tertentu, maka email otomatis masuk ke folder madrasah yang telah disediakan.

Berikut gambaran pembuatan filter email di Yahoo!

Klik Filter >>> Klik Tambah (untuk membuat nama Filter) >>> muncul seperti berikut:

>>> Ketik Nama Filter >>> edit email (pengirim) dari

>>> Pilih Folder ('Maka pindahkan pesan ke folder ini')

>>> Klik Simpan >>> Klik Simpan sekali lagi

SELESAI

Dengan demikian, surat-menyurat akan semakin tertata dengan baik, sekalian menjadikan email Yahoo! sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas digital.

IKUTAN MILIST MEMBOSANKAN ?

Biasanya, jika ikutan dalam sebuah grup diskusi atau sering disebut mailing list (milist) menjadi membosankan, kenapa? Tentu saja akan menjadi bosan jika ikutan dengan milis berjumlah anggota cukup besar. Jika anggota suatu milist ada 10.000 orang dan tiap hari ada 100 email masuk? coba kita bayangkan bagaimana melihat email tersebut, apalagi 1 per 1? Belum lagi jika kita tidak tiap hari membuka email.

Solusinya?

Sebagian pengguna email memanfaatkan gratisnya email yahoo atau gmail untuk mengikuti beberapa milist sekaligus. Caranya dengan membuat beberapa email, jadi untuk milist A gunakan email a, untuk milist B gunakan milist b, dan seterusnya. Apakah dengan begini sudah cukup efektif? Boleh dibilang belum, karena email Yahoo tidak bisa dibuka bersamaan di komputer kita, kecuali pake Browser lain.

Pakai Beberapa Browser, Mau?


Karena kita tidak bisa membuka email yang berbeda dari Yahoo saat bersamaan, maka penggunaan browser lain  memungkinkan pula. Jadi kita bisa beberapa email  saat yang bersamaan dengan browser yang berlainan. Penulis telah mencoba browser Mozilla dan Internet Explorer saat bersaamaan. Hasilnya? Cukup lumayan.

Cara Yang Lebih Efektif, Ada?

Untuk email Yahoo, sebenarnya terdapat suatu fasilitas untuk memfilter/saring email2 yang masuk. Email yang masuk dapat kita pindahkan ke dalam folder, biasanya berada di sisi kiri tampilan Email Yahoo. Terdapat Inbox, Draft dan lainnya. Biasanya Folder email dapat ditambah dan dikurangi.

Terkait dengan milist di atas, jika kita ingin memasukkan email dari milist (memfilter) secara otomatis, maka perlu kita buat filter untuk milist-milist yang kita maksud. Langkah-langkah membuat filter di Email Yahoo:

• Buat Folder untuk milist yang anda maksud


• Pada bagian atas/header di bawah banner iklan terdapat menu options >>> mail options,


• Pada bagian kiri terdapat beberapa menu, klik menu filters >>> create or edit filters >>> klik tombol add >>> Isi Filter Name


• Isi kriteria penyaringan (filtering) dengan memasukkan kata-kata, untuk contoh isi pada bagian Subject nama milist anda (misal: Klub Guru Indonesia), yaitu kata dalam tanda [ xxxxxxx ].


• Pada Bagian to, silakan isi nama email yahoogroups.com, contoh: klubguruindonesia@yahoogroups.com


• Pilih Folder yang telah anda buat tadi (sesuai milist yang anda maksud), lalu klik Add Filter.

Sampai di sini, filter anda telah siap, setiap email dengan Subjek [Klub Guru Indonesia] akan otomatis masuk ke folder. Jadi, anda tidak perlu direpotkan dengan email yang masuk secara bertubi-tubi dari milist yang diikuti.

Untuk mengedit filter yang telah anda buat, caranya sama seperti saat memnuatnya, dengan memilih /menyorot edit pada menu filter, maka filter bisa anda edit sesuai tingkatan sensitivitas filter. Terus?

Anda gak perlu punya banyak email untuk ikut di banyak milist, buat saja Filter masing-masing. Tidak 100% email dari milist tersaring, terkadang ada 2-5 email yang terlewatkan, namun dengan cara filtering ini, cukup menghemat waktu kita. Gampang kan?

Salam Pencerahan