OPTIMALISASI EMAIL YAHOO UNTUK SEKOLAH/MADRASAH

Saat mengikuti Diklat OPTIMALISASI TI, terpikir kembali untuk mengoptimalkan kembali fungsi email yahoo. mengapa?

Pada email yahoo ini, terdapat fitur-fitur yang sangat mendukung manajemen informasi sekolahan maupun guru sebagai penunjang profesinya. Berikut fitur yang bisa dioptimalkan:

1. Kirim/balas email

Seyogianya email sekolahan (lembaga pendidikan) cukup 1 alamat saja, tidak perlu berubah-ubah dan dikelola oleh admin yang ditunjuk dan amanah. Email yang diberikan oleh Yahoo! secara cuma-cuma, harus dioptimalkan penggunaannya.

Selain dapat digunakan untuk kirim/balas email, email Yahoo! memberikan fasilitas 'tanda tangan', jadi begitu mengirim surat (membalas) otomatis ada tanda tangannya, misalnya:

MAN 2 MODEL MEDAN

| Jl. Pancing No. 7A Medan | www.man2modelmedan.sch.id | manduamodelmedan@yahoo.co.id |

Menu tanda tangan dapat dilihat dan diedit pada Pengaturan,

Pilih menu menulis email, kemudian edit tanda tangan seperti gambar.

Berikut contoh tanda tangan www.Vandha.tk

2. Attachment/Lampiran

Untuk lampiran (attachment) dapat dikelola sehingga surat-surat masuk dan keluar yang ada disekolah di scan dan dikirim via email (attachment) dan dikelompokkan dalam folder. Dengan kata lain, lembaga/sekolah menyimpan seluruh surat masuk dan keluarnya di dalam email. Kelebihan yang diberikan oleh Yahoo! adalah bahwa besar kapasaitas emailnya adalah TAK HINGGA. Luar biasa !!!

Dengan mengetikkan Judul Surat pada bagian Subjek (Judul), maka surat-surat dapat pula dicari kembali saat diperlukan, kapanpun.

3. Folder email yg bisa diklasifikasikan

Dengan mengklasifikasikan folder, maka berkas-berkas seluruhnya dapat dengan mudah ditata. Semua berkas termasuk keperluan pegawai (guru dan staf / PTK) di scan dan disimpan dalam email sekolah.

Selain itu dapat pula dikirim salinannya ke email masing-masing guru yang bersangkutan. Seluruh berkas juga dapat disimpan dalam DVD sebagai backup sekolah.

4. Filter email masuk

Kesemua ini dapat dijadikan sebagai kemudahan dalam mengelola arsip perkantoran. Pada bagian pengaturan, terdapat menu filter yang berguna untuk menyaring surat-surat yang masuk. Cara ini digunakan agar email yang masuk terklasifikasikan langsung ke dalam folder yang sudah disediakan sebelumnya.

Misalnya jika email dari Dinas datang (pengirimnya dari dinas), maka otomatis emailnya masuk ke folder Dinas. Begitu juga jika email datang dari sekolah/madrasah tertentu, maka email otomatis masuk ke folder madrasah yang telah disediakan.

Berikut gambaran pembuatan filter email di Yahoo!

Klik Filter >>> Klik Tambah (untuk membuat nama Filter) >>> muncul seperti berikut:

>>> Ketik Nama Filter >>> edit email (pengirim) dari

>>> Pilih Folder ('Maka pindahkan pesan ke folder ini')

>>> Klik Simpan >>> Klik Simpan sekali lagi

SELESAI

Dengan demikian, surat-menyurat akan semakin tertata dengan baik, sekalian menjadikan email Yahoo! sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas digital.

Email Profesi ...

Salam wrwb

Mungkin email yahoo, gmail dan sejenis sudah sering kita jumpai. Nah, kali ini kita bisa buat email sesuai profesi atau hobby kita, mau? Seperti pandha@teacher.com dan sejenis lainnya.

Meskipun membuat email bukanlah suatu yang sulit, namun beberapa guru yang baru mengenal internet mungkin akan kesulitan. Untuk itu saya muat petunjuknya sebanyak 3 lembar, silakan download dari Ziddu.

Semoga bermanfaat...

Digital Citizenship, Perlu...!

Sebagian netter terkadang tidak menghiraukan aturan main dalam berinternet, ringkasan ulasan dari Agus Sampurno berikut mungkin bermanfaat bagi kita layaknya aturan warga di dunia nyata. Semoga menjadi netter yang sehat.

+++++++++++++++++

Dibawah ini beberapa faktor yang membuat pembelajaran mengenai digital citizenship menjadi sangat penting:

1. Ketika seseorang berada di dunia maya (online), banyak yangkemudian merasa bebas dan menjadi lebih ekspresif dibandingkan saatberada didunia nyata. Seseorang yang saat chatting sangat aktif dan terkesan seperti orang menyenangkan, saat bertemu muka dengan lawan bicara nya didunia nyata terkadang malah menjadi pendiam dan menjadi salah tingkah karena tidak terbiasa menghadapi seseorang secara fisik dan nyata (offline).


2. Saat di dunia maya berlaku semboyan, You Don't Know Me: sangatlah sulit untuk mengetahui dengan siapa kita sedang berkomunikasi. You Can't See Me: seseorang bisa saja memalsukan identitas saat berada di dunia maya, mengaku sebagai remaja padahal berusia setengah abad, hanya untuk bisa menarik dan mengambil keuntungan dari lawan bicara yang nota bene adalah orang yang jauh lebih lemah bahkan anak kecil (internet predator)


3. It's Just a Game: Banyak orang melihat keberadaannya didunia maya bukan sebuah hal yang serius. Hanya main-main katanya, jadi tidak heran banyak perilaku yang meyimpang dari kehidupan didunia nyata. Bahayanya ini akan menyangkut kredibilitasnya didunia nyata. Karena main-main seseorang akan menaruh foto nya sedang mabuk misalnya disebuah pesta, pada situs pertemanan. Bayangkan ketika dia melamar ke sebuah perusahaan dan calon pemberi kerja melihat foto tersebut lewat internet.


4. Pemakaian waktu yang sangat banyak dari seseorang untuk selalu berada di depan computer (kecanduan). Bermain game atau melakukan chatting dengan orang lain sampai berjam-jam dan hingga larut malam. Bayangkan jika esoknya seorang pelajar masih harus sekolah, padahal malamnya sampai dini hari ia sibuk chatting dan bermain game di internet.


5. Tidak digunakannya kompas moral serta etika sehingga tidak menghargai karya cipta orang lain, baik yang berupa karya ilmiah atau sebuah hasil karya cipta seni, musik misalnya, dengan cara mengunduh dari internet.


6. Pornografi, banyak remaja yang kemudian menjadi produsen materi pornografi yang bahkan melibatkan dia sebagai pelakunya. Sengaja atau tidak sengaja remaja akan berpikir bahwa yang ia lakukan adalah untuk konsumsi pribadi' dan bukan untuk disebarluaskan. Tanpa berpikir panjang bahwa materi itu akan membawa dampak yang sangat besar di kehidupan masa depan. Padahal sepanjang masih berupa materi digital, video di hp atau foto yang ia masukkan di situs pertemanan, akan memancing orang lain untuk menyebarkan.


7. Cyberbully, berbeda dengan kasus bully didunia nyata. Cyberbully bisa berlangsung 24 jam dan 7 hari seminggu alias setiap saat dan waktu. Bully diupayakan untuk menekan orang lain yang akan menimbukan ketidak nyamanan dan dilakukan lewat alat digitl, computer, internet atau HP. Hal yang menjadi perbedaan mendasar orng yang dibully tidak melihat siapa yang melakukannya. Bisa juga pelaku menyebarkan foto atau materi yang bersifat pribadi milik orang lain yang kemudian akan mempermalukan orang yang bersangkutan.

Menurut situs Digizen.org, "Digital citizenship isn't just about recognizing and dealing with online hazards. It's about building safe places and communities…how to manage personal information …being internet savvy using your online presence to grow and shape your world in a safe creative way and inspiring others to do the same."

"Digital citizenship bukan hanya usaha untuk mengenali dan mengendalikan bahaya yang ada di internet. Tetapi lebih kepada membangun tempat dan komunitas yang aman …bagaimana mengelola data pribadi…saat yang sama bagaimana agar menjadi mahir didunia internet dan memaknai keberadaan di dunia maya untuk menjadi lebih berkembang secara kreatif tetapi tetap menutamakan keamanan dan bisa menginspirasikan orang lain untuk berbuat hal yang sama."

Dengan demikian penting sekali bagi siswa serta guru atau siapa saja yang sering berada di dunia maya untuk mempraktekan prinsip dibawah ini.

1. You are what you post! Anda adalah apa yang anda posting di internet Tanyalah pada diri sendiri sebelum memasukkan sesuatu di internet.

• Mengapa saya ingin memasukkan tulisan atau gambar dan pesan seperti ini


• Siapa yang ingin saya tuju, apakah saya ingin respon lebih lanjut


• Hal yang saya kirim atau posting ini, apakah akan mempengaruhi penilaian orang terhadap saya dan reputasi saya di dunia internet?


• Bagaimana orang lain menafsirkan hal yang saya posting ini?


• Bagaimana jika orang tu, guru , serta calon pemberi beasiswa atau calon pemberi kerja

2. Think before you click!

• Dalam dunia online semua yang terlanjur terkirim tidak bisa ditarik kembali


• Jadi, fikirkan sebelum mengirim sesuatu kepada orang lain dengan email misalnya


• Saat berkomunikasi secara langsung lewat fasilitas instant messaging (chatting)

Rekomendasi untuk dilakukan di tempat masing-masing sekembalinya dari tempat workshop adalah:

1. Memasukkan pembelajaran mengenai digital citizenship sebagai muatan disekolah, Bisa guru TIK yang mengajarkan bekerja sama dengan guru bimbingan konseling


2. Perbaharui terus pengetahuan guru dan orang tua siswa mengenai hal yang mesti diwaspadai di dunia online dengan cara yang berkelanjutan


3. 
   

   Perlunya dibuat peraturan mengenai apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan didunia maya untuk semua komponen di sekolah, guru, orang tua, siswa dan karyawan perihal cara menggunakan internet dan berkomunikasi di dunia maya.

   
   

++++++++++++++

Quote: "Kaca, Porselen dan Nama Baik, adalah sesuatu yang gampang sekali pecah, dan tak akan dapat direkatkan kembali tanpa meninggalkan bekas yang nampak". [Benyamin Franklin]