Senin, 15 Desember 2014

OPTIMALISASI EMAIL YAHOO UNTUK SEKOLAH/MADRASAH

Saat mengikuti Diklat OPTIMALISASI TI, terpikir kembali untuk mengoptimalkan kembali fungsi email yahoo. mengapa?



Pada email yahoo ini, terdapat fitur-fitur yang sangat mendukung manajemen informasi sekolahan maupun guru sebagai penunjang profesinya. Berikut fitur yang bisa dioptimalkan:



1. Kirim/balas email



Seyogianya email sekolahan (lembaga pendidikan) cukup 1 alamat saja, tidak perlu berubah-ubah dan dikelola oleh admin yang ditunjuk dan amanah. Email yang diberikan oleh Yahoo! secara cuma-cuma, harus dioptimalkan penggunaannya.



Selain dapat digunakan untuk kirim/balas email, email Yahoo! memberikan fasilitas 'tanda tangan', jadi begitu mengirim surat (membalas) otomatis ada tanda tangannya, misalnya:



MAN 2 MODEL MEDAN



| Jl. Pancing No. 7A Medan | www.man2modelmedan.sch.id | manduamodelmedan@yahoo.co.id |



Menu tanda tangan dapat dilihat dan diedit pada Pengaturan,



Pengaturan



Pilih menu menulis email, kemudian edit tanda tangan seperti gambar.



Berikut contoh tanda tangan www.Vandha.tk



Tanda Tangan



2. Attachment/Lampiran



Untuk lampiran (attachment) dapat dikelola sehingga surat-surat masuk dan keluar yang ada disekolah di scan dan dikirim via email (attachment) dan dikelompokkan dalam folder. Dengan kata lain, lembaga/sekolah menyimpan seluruh surat masuk dan keluarnya di dalam email. Kelebihan yang diberikan oleh Yahoo! adalah bahwa besar kapasaitas emailnya adalah TAK HINGGA. Luar biasa !!!



Dengan mengetikkan Judul Surat pada bagian Subjek (Judul), maka surat-surat dapat pula dicari kembali saat diperlukan, kapanpun.



3. Folder email yg bisa diklasifikasikan



Dengan mengklasifikasikan folder, maka berkas-berkas seluruhnya dapat dengan mudah ditata. Semua berkas termasuk keperluan pegawai (guru dan staf / PTK) di scan dan disimpan dalam email sekolah.



Selain itu dapat pula dikirim salinannya ke email masing-masing guru yang bersangkutan. Seluruh berkas juga dapat disimpan dalam DVD sebagai backup sekolah.



4. Filter email masuk



Kesemua ini dapat dijadikan sebagai kemudahan dalam mengelola arsip perkantoran. Pada bagian pengaturan, terdapat menu filter yang berguna untuk menyaring surat-surat yang masuk. Cara ini digunakan agar email yang masuk terklasifikasikan langsung ke dalam folder yang sudah disediakan sebelumnya.



Misalnya jika email dari Dinas datang (pengirimnya dari dinas), maka otomatis emailnya masuk ke folder Dinas. Begitu juga jika email datang dari sekolah/madrasah tertentu, maka email otomatis masuk ke folder madrasah yang telah disediakan.



Berikut gambaran pembuatan filter email di Yahoo!



filter





Klik Filter >>> Klik Tambah (untuk membuat nama Filter) >>> muncul seperti berikut:



buat filter



>>> Ketik Nama Filter >>> edit email (pengirim) dari



>>> Pilih Folder ('Maka pindahkan pesan ke folder ini')



>>> Klik Simpan >>> Klik Simpan sekali lagi



SELESAI



Dengan demikian, surat-menyurat akan semakin tertata dengan baik, sekalian menjadikan email Yahoo! sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas digital.





Tidak ada komentar:

Posting Komentar

TITIK TEMU BERBUKA PUASA & PENCIPTAAN LANGIT

Sejenak terpikir setelah membaca Kitab Fadhilah Ramadhan, mengapa kata berbuka = IFTHAR, yang arti asalnya pecah dan orang Inggris menyebutn...